EP04. "实战工作流案例：Microsoft 365 生态整合"

• 绝大部分公司用 Power Automate 解决的问题，翻来覆去其实就那几种模式——收文件、走审批、发通知、按时间整理数据，这篇笔记收纳 4 个真实场景，照着改一改就能直接用
• 案例都建立在 Microsoft 365 生态内（Outlook、SharePoint、Teams、Excel、Forms），用到的全部是 Standard connector，免费版额度内就做得完，不用先急着订阅 Premium
• 想先搞懂 Trigger/Action 这些名词、或者不知道该选哪种 Cloud flow 类型，先看《Power Automate 是什么与定位》和《新手上手：建立第一个 Cloud Flow》

重点内容

案例：邮件附件自动存进 SharePoint / OneDrive

• 用到的 Trigger / Action：Outlook「When a new email arrives (V3)」（可以加条件只抓特定寄件人或标题含关键字）→「Apply to each」循环处理每个附件 → SharePoint 或 OneDrive 的「Create file」
• 操作步骤：Trigger 设定只抓来自特定客户/供应商邮箱的邮件 → 循环里把附件内容存成文件，文件名可以用「收件日期_原文件名」这种格式方便之后查找 → 存档路径按客户/月份分资料夹
• 适合谁：经常收客户发票、报价单、合约附件，习惯手动下载再一个个上传归档的行政/会计人员，省下的是"打开邮件 → 下载 → 找资料夹 → 上传"这一串重复动作

案例：文件/请假/报销审批流程

• 用到的 Trigger / Action：SharePoint 清单新增项目或 Teams 按钮触发 →「Start and wait for an approval」（Approvals connector）→ Condition 分支处理"批准"和"拒绝"两种结果 → 更新 SharePoint 状态栏位 + Teams 通知发起人结果
• 操作步骤：可以按文件/申请类型设定不同的审批路线，比如合约类走给法务、请假类走给直属主管、报销类走给财务，用 Condition 步骤依类型分岔到不同的审批人
• 审批卡片会直接出现在审批人的 Teams 活动动态或 Outlook 邮件里，不用打开 SharePoint 网站也能直接按「批准/拒绝」
• 分支判断走向画成流程图会更清楚：

flowchart TD
    A[员工提交申请] --> B[Start and wait for an approval]
    B --> C{审批人批准了吗}
    C -->|批准| D[更新 SharePoint 状态为已批准]
    D --> E[Teams 通知发起人：已批准]
    C -->|拒绝| F[更新 SharePoint 状态为已拒绝]
    F --> G[Teams 通知发起人：已拒绝，附上理由]

• 适合谁：团队需要走合约、请假、报销这类需要主管点头的流程，不想再靠邮件来回确认、也不想每次都要追问"我的申请到底批了没"

案例：Teams 群组自动通知

• 用到的 Trigger / Action：Microsoft Forms「新表单提交时」或 SharePoint「清单新增项目时」→ Teams「Post message in a chat or channel」
• 操作步骤：把表单/清单里的字段（比如客户姓名、询问内容）用动态内容拼进 Teams 消息文字里，让团队一眼看到重点，不用点进去才知道是什么事
• 可以加 Condition 判断，比如询问金额超过某个门槛才 @提醒特定负责人，避免每一条都群发打扰所有人
• 适合谁：想让团队第一时间知道有新客户询问、新任务分派，不用大家各自盯着邮箱或表单后台

案例：排程整理报表 / 定期提醒

• 用到的 Trigger / Action：Scheduled cloud flow（每天/每周固定时间）→ 读取 Excel Online 或 SharePoint 清单资料 → 整理成摘要 → 发邮件或 Teams 消息
• 操作步骤：排程设定成每周一早上固定时间跑 → 抓上周的销售/任务数据 → 用「Compose」步骤把关键数字拼成一段摘要文字 → 发送给团队或主管
• 同样的排程思路也能用在纯提醒场景，比如每天早上检查 SharePoint 清单里有没有当天到期的任务，有的话发 Teams 提醒
• 适合谁：每周/每天要手动整理汇报、或者要提醒团队 deadline 的人，把"记得要发"这件事也一并自动化掉

常见问题

• 📌 上面 4 个案例全部只用到 Standard connector（Outlook、SharePoint、Teams、Excel Online、Approvals、Forms），Microsoft 365 商业版免费附带的额度就能跑，不需要先订阅 Premium——具体免费额度上限见《Power Automate 定价与授权详解》
• 💡 审批流程案例如果要接非 Microsoft 的外部系统（比如客户走的是 Google Form 而不是 Microsoft Forms），流程逻辑不变，只是 Trigger 要换成对应的 connector，注意有些第三方 connector 可能是 Premium 等级，接之前先确认一下

Sources

官方文档：

1. Create a cloud flow in Power Automate — https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/get-started-logic-flow

Blog / Website：

1. SharePoint: Quickly add approval workflows to any list or library in Microsoft 365 — https://techcommunity.microsoft.com/blog/spblog/quickly-add-approval-workflows-to-any-list-or-library-in-microsoft-365/4394134
2. Create Power Automate approval workflow with Teams and Outlook — https://www.easytweaks.com/create-approval-workflow-power-automate-teams-email/