EP04. "实战工作流案例精选"

• 挑 4 个马来西亚中小企业/自由工作者最常遇到的重复性工作场景，每个都附上实际会用到的 Trigger/Action 组合，照着接就能用
• 4 个案例里，只有「新邮件自动存 Google Sheet」压在免费版的两步限制内能跑，其余都用到 2 个以上 Action 或 Paths，至少要 Professional
• 案例不是唯一做法——同一个需求换一批 App（比如把 Typeform 换成 JotForm）大多也接得上，重点是理解「Trigger 抓什么、Action 做什么」这个套路，能自己套用到别的场景
• 想先弄懂 Trigger/Action/Filter/Paths 这些词的意思，看《Zapier 是什么与核心概念》

重点内容

案例：表单提交自动建 CRM 联系人

• 用到的 Trigger / Action：Typeform（或 Google Forms）「New Entry」→ HubSpot「Create or Update Contact」→（可选）Slack「Send Channel Message」
• 操作步骤：表单收集姓名/Email/电话 → Zap 自动在 HubSpot 建或更新对应联系人 → 同时发一条消息到业务团队的 Slack 频道，提醒有新 lead 进来
• 适合谁：靠网站表单/落地页收 lead 的中小企业、自由工作者，不用再手动把表单资料一笔一笔抄进 CRM

案例：新邮件自动存进 Google Sheet

• 用到的 Trigger / Action：Gmail「New Email Matching Search」（比如搜索条件设成主旨包含「报价」）→ Google Sheets「Create Spreadsheet Row」
• 操作步骤：设定好搜索条件后，符合条件的邮件一进来，寄件人、主旨、收件时间自动记一行进 Google Sheet，整理成一份报价/询问记录表
• 适合谁：常常手动把客户询问邮件抄进 Excel 整理的人；这条只有 1 个 Action，免费版就能跑起来

案例：电商新订单自动通知 + 按金额分流处理

• 用到的 Trigger / Action：Shopify（或 WooCommerce）「New Order」→ Paths（按订单金额分两条 Path）→ Path A：Slack 通知 manager + 标记 VIP；Path B：只记一笔进 Google Sheets
• 操作步骤：新订单进来 → Zap 判断金额是否超过设定门槛（比如 RM100）→ 超过的额外通知 manager 特别跟进，低于的只记录不额外打扰团队

flowchart TD
    A[Shopify: New Order] --> B{订单金额 > RM100?}
    B -->|是| C[Slack 通知 manager + 标记 VIP]
    B -->|否| D[Google Sheets 记一行订单 log]

• 适合谁：做 Shopify/WooCommerce 小型网店，想第一时间知道大单进来，又不想让团队被一堆小额订单通知淹没

案例：社媒内容自动排程发布

• 用到的 Trigger / Action：Google Sheets「New or Updated Spreadsheet Row」（内容日历表，新增一行代表要发的文案）→ Facebook Pages（或 Buffer）「Create Page Post」
• 操作步骤：提前把一周/一个月的社媒文案和配图排进 Google Sheet 内容日历 → 到了预定发布的那一行，Zap 自动帮忙发出对应的贴文
• 适合谁：自己经营小生意社媒账号、没有专职社媒团队，想提前一次排好内容不用每天手动贴

常见问题

• 💡 这些案例都要付费版吗？—— 除了「新邮件存 Google Sheet」只有 1 个 Action、免费版能跑，其余都超过两步或用到 Paths，至少要 Professional 才能启用
• 📌 案例里的 App 名字可以替换——套路是「Trigger 抓住一个事件、Action 做后续动作」，同类型 App（比如 JotForm 换 Typeform、Buffer 换 Facebook Pages 原生 Action）大多能直接套用同一个逻辑

Sources

官方文档：

1. Add branching logic to Zap workflows with Paths

Blog / Website：

1. Zapier Workflow Examples: 4 Real Automation Patterns
2. Best Zapier Workflow Automation Examples