EP01. “Apps Script 新手入门与实战范例”

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约 11 分钟· #EP01#Apps Script

Google Apps Script（GAS）是内建在 Google Workspace 里的云端脚本语言，能自动化 Sheets、Docs、Forms 这类应用里的重复性工作
讲 GAS 是什么、为什么值得用、以及 AI 工具怎么帮不太会写代码的人也能写出脚本
用一个完整的实战范例——把 Google Sheets 转成 PDF 并自动寄邮件——示范从写代码到授权执行的完整流程
不需要前置的编程知识，跟着步骤照做就能上手

重点内容

什么是 Google Apps Script

Google Apps Script 是给 Google Workspace 平台做轻量应用开发用的云端脚本语言。简单说，它能延伸和操控 Google Workspace 里的应用（比如 Sheets、Docs、Forms），让这些应用自动执行任务——可以把它想成串起并强化 Google 各个工具功能的一座桥。

为什么值得用 GAS：

自动化重复性任务：自动发邮件、管理数据、生成文件这类每天都要做的事
提升生产力：把时间从琐碎任务里解放出来，专注在更重要的事情上
省钱：Google Workspace 里免费内建的工具，各种规模的团队都能用
整合方便：跟其他 Google Workspace 应用无缝整合，强化它们原有的功能

AI 工具在 Apps Script 里能帮上什么忙

生成式 AI 工具设计来协助写代码，让不太会编程的人也更容易开发脚本——能提供代码建议、根据你的需求生成脚本、甚至帮忙除错。善用这类 AI 工具，不需要深厚的编程底子也能写出实用的脚本。

实战范例：把 Google Sheets 转成 PDF 并自动寄邮件

这个脚本简化了「把 Google Sheets 转成 PDF 并寄邮件」的流程——会在 Google Sheets 里加一个自定义菜单，不用每次都开脚本编辑器就能直接执行。特别适合经常需要把 Sheets 数据分享成 PDF 文件的场景。

功能特点：

自定义菜单：在 Google Sheets 上加一个「PDF Utilities」菜单，方便随时使用
邮箱输入提示：提示使用者输入要接收 PDF 的邮箱地址
格式验证：检查输入的邮箱地址格式是否正确
PDF 转换：把当前的 Google Sheets 文件转成 PDF
自动寄送：把生成的 PDF 当附件自动寄到指定邮箱
友善提示：全程有确认讯息引导使用者

脚本怎么运作：

onOpen 函数：Google Sheets 文件打开时自动执行，在菜单栏加一个「PDF Utilities」自定义菜单
convertSheetToPDFAndEmail 函数：主要的转换和寄送逻辑，负责提示输入邮箱 → 验证格式 → 把当前工作表转成 PDF → 寄到指定邮箱 → 显示确认讯息
validateEmail 函数：辅助函数，检查邮箱地址格式是否正确

操作步骤：

打开 Google Sheets：进 Google Drive → New → Google Sheets，新建或打开一份现有的表格
打开脚本编辑器：在 Google Sheets 里点菜单 Extensions → Apps Script，会在新分页打开 Apps Script 编辑器

[截图：Apps Script 编辑器界面，显示空白代码区和左侧项目文件列表]

新建项目：在编辑器里删掉原有的代码，贴上以下脚本：

function onOpen() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('PDF Utilities')
    .addItem('Convert to PDF and Email', 'convertSheetToPDFAndEmail')
    .addToUi();
}

function convertSheetToPDFAndEmail() {
  // 提示使用者输入邮箱地址
  var email = Browser.inputBox('Enter the email address to send the PDF to:');

  // 检查邮箱是否有效
  if (!email || !validateEmail(email)) {
    Browser.msgBox('Invalid email address. Please try again.');
    return;
  }

  // 取得当前的 spreadsheet
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = spreadsheet.getActiveSheet();

  // 把工作表转成 PDF
  var pdf = DriveApp.getFileById(spreadsheet.getId()).getAs('application/pdf');

  // 把 PDF 寄出去
  var subject = 'Your requested PDF';
  var body = 'Please find the attached PDF of the Google Sheets document.';
  MailApp.sendEmail(email, subject, body, {attachments: [pdf]});

  Browser.msgBox('PDF sent to ' + email);
}

function validateEmail(email) {
  var re = /^([\w-\.]+@([\w-]+\.)+[\w-]{2,4})?$/;
  return re.test(email);
}

命名并保存项目：给项目取一个相关的名字（例如「Convert Sheet to PDF and Email」），点软盘图标保存
刷新 Google Sheets 文件：关掉 Apps Script 编辑器分页，刷新 Google Sheets 分页——这会触发 onOpen 函数加上自定义菜单
从自定义菜单执行脚本：Google Sheets 菜单栏会出现「PDF Utilities」，点开选「Convert to PDF and Email」——第一次执行会提示要先授权访问你的 Google 账号

[截图：Google Sheets 菜单栏新增的「PDF Utilities」下拉菜单，含「Convert to PDF and Email」选项]

授权脚本：Google 会跳出授权对话框，点 "Continue" 选择你的 Google 账号，再点 "Allow" 授权脚本访问 Google Sheets 并代表你发送邮件

[截图：Google 账号授权对话框，显示脚本请求的权限范围和 Allow/Continue 按钮]

输入邮箱地址：授权完成后，再点一次「PDF Utilities」→「Convert to PDF and Email」，会跳出输入邮箱地址的提示框，输入邮箱后点 "OK"
确认结果：邮箱地址有效的话，脚本会把当前工作表转成 PDF 并寄到指定邮箱，同时显示 PDF 已寄出的确认讯息；收件人应该会在邮箱里收到这份 PDF

[截图：脚本执行完成后弹出的 "PDF sent to..." 确认讯息框]

适用版本

Google Apps Script 内建在 Google Workspace 里，跟着官方界面走即可，写法适用于目前（2026 年）的 Apps Script 编辑器。

常见错误

❌ 用了没有权限访问该 Google Sheets 文件的账号登录——务必确认用的是有权限访问该文件、且能正常收发邮件的 Gmail 账号
❌ 以为脚本每次执行都要重新授权——授权是一次性流程，第一次同意之后之后执行就不会再跳出授权对话框
❌ 贴代码时把原有代码留着没清空——新建项目时要先把编辑器里原有的代码删掉，再贴上新脚本，避免冲突报错
💡 不熟悉怎么写 GAS 代码没关系，可以直接请 AI 工具（比如 ChatGPT 或 Claude）根据需求帮忙生成或调整脚本，不需要很深的编程底子

Sources

Blog / Website：

Beginner's Guide to Google Apps Script — https://twenty-four.io/blog/beginners-guide-to-google-apps-script/