EP03. “分享与权限：Viewer、Commenter、Editor 与链接设定”
🔒 登录后可标记已读- 把含客户资料的档案设成「知道链接的任何人都可以编辑」，等于放在公开网路上让人改——分享前先想清楚给谁、给多少权限
- 权限只有三种：Viewer（检视者）、Commenter（加註者）、Editor（编辑者）
- 链接范围两种：Restricted（限制） 只有被加入的人能开；Anyone with the link（知道链接的任何人） 任何人都能开
- 进阶设定：到期日、禁止下载 / 列印 / 复制、禁止编辑者再分享、移交所有权
重点内容
分享的两种方式
| 方式 | 做法 | 适合 |
|---|---|---|
| 邀请特定的人 | 档案右键 → Share，输入 Email，选权限 | 客户、同事 |
| 产生链接 | Share → General access 改成 Anyone with the link → Copy link | 公开资料、很多人要看 |
三种权限
| 权限 | 能做什么 | 不能做什么 |
|---|---|---|
| Viewer | 看、下载（除非禁止）、复制 | 不能改、不能留言 |
| Commenter | 看 + 留言 / 建议编辑（Docs 的「建议模式」） | 不能直接改内容 |
| Editor | 看、改、默认还能再分享给别人 | — |
💡 给客户看报价单：Viewer；请同事帮你审稿、提意见但不要改：Commenter；一起做的档案：Editor。
链接范围
| 设定 | 谁能打开 | 风险 |
|---|---|---|
| Restricted ✅ 默认 | 只有你加入的人 | 最安全 |
| Anyone with the link | 任何拿到链接的人（不用登录） | 链接被转发就等于公开 |
| 公司账号另有 | 你的公司（组织内的所有人） | 公司内任何人都能开 |
⚠️ Anyone with the link + Editor 是最危险的组合：任何拿到链接的人都能改、能删内容。需要收集资料就用 Google Forms（见 Forms 系列），不要直接开放编辑整份试算表。
进阶设定（Share 视窗的 ⚙ 或权限旁的时钟 / 下拉）
| 设定 | 位置 | 用途 |
|---|---|---|
| 到期日（Add expiry date） | 对方名字旁的下拉 → Add expiry | 临时给外部人士的权限，例如 30 天后自动失效 |
| 禁止下载、列印、复制 | ⚙ 设定 → 取消勾选 Viewers and commenters can download… | 给客户看但不希望被下载转发 |
| 禁止 Editor 再分享 | ⚙ 设定 → 取消勾选 Editors can change permissions and share | 避免档案被扩散 |
| 移交所有权（Transfer ownership） | 对方名字旁的下拉 → Transfer ownership | 员工离职、把档案交给接手的人 |
📌 到期日只能设给非拥有者，而且不能设给自己公司以外…实际可设的范围依账号类型与管理员政策而定；设完记得自己测试一次。
分享资料夹
- 资料夹的权限会往下继承：加进资料夹的新档案自动套用同样权限
- 单一档案可以额外加人，但不能比资料夹权限更低（在共用资料夹里想藏某个档案，要把它移出去）
- 公司团队协作建议用共用云端硬碟（EP01），用「成员角色」管理，比一个个资料夹分享好维护
检查谁有权限
| 做法 | 位置 |
|---|---|
| 看某个档案分享给谁 | 右键 → Share，清单列出所有人与链接设定 |
| 看自己分享过什么 | Drive 搜索列的筛选 → 或在档案详情 ⓘ → Activity |
| 收回权限 | Share 视窗 → 对方名字旁 → Remove access；或把链接范围改回 Restricted |
💡 定期（例如每季）检查重要资料夹的分享清单，把离职同事、结束合作的外部人员移除。
实操示例：给客户看设计稿但不让下载
- 档案右键 → Share
- 输入客户 Email，权限选 Viewer
- 按 ⚙，取消勾选 Viewers and commenters can download, print and copy
- General access 保持 Restricted
- 送出；客户只能在线上看
学完你会
- ✅ 分得清 Viewer、Commenter、Editor
- ✅ 分得清 Restricted 与 Anyone with the link
- ✅ 设定到期日、禁止下载、禁止再分享
- ✅ 移交所有权与定期检查权限
常见错误
- ❌ Anyone with the link + Editor：任何人都能改、能删，最常见的资料事故。
- ❌ 给客户 Editor 权限：客户可能不小心改掉报价内容。
- ❌ 把整个资料夹分享出去只为了给一个档案：对方会看到整个资料夹。
- ❌ 离职同事的权限一直没移除：他离职后还看得到公司档案。
- ❌ 以为禁止下载就完全安全：对方还是可以截图，只是增加门槛。
Sources
官方文档：