EP05. “分享表单、收回应，并接上 Google Sheets”

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约 9 分钟· #EP05#Forms

表单做好了，接下来三件事：怎么发出去、回应看哪里、怎么接到 Sheets 继续用
分享方式有链接（可缩短）、Email、嵌入网站的 iframe、QR Code（用缩短链接产生）
回应有三种看法：Summary（图表统计）、Question（逐题）、Individual（逐个回应）
把回应连到 Google Sheets，就能用公式、筛选、数据透视表继续分析，也能接 Data Studio 做仪表板（见 Data Studio 系列）

重点内容

分享表单

右上角 Send：

方式	做法	适合
链接（🔗）	复制链接，可勾 Shorten URL 变成 `forms.gle/xxxx`	WhatsApp、Facebook、Email
Email（✉）	直接从 Forms 寄出；可勾「Include form in email」让对方在信里填	内部同事、已有名单
嵌入网站（< >）	复制 iframe 代码，贴进 WordPress 的「自订 HTML」区块或 Elementor 的 HTML 组件	公司网站的联络页
社交分享	Facebook / X 图标	公开活动

💡 QR Code：用缩短后的 forms.gle 链接，到任何 QR 产生器做成图，印在海报、桌卡上，客人扫码就能填。

⚠️ 公司账号（Google Workspace）的表单默认可能只限组织内填写。要给外部客户填，在 Send 视窗或设定里确认有没有「限制对象」的提示，必要时请管理员调整。

看回应

Responses 分页顶端会显示回应数量，三个子分页：

分页	看什么
Summary	自动产生的图表：每题的选项比例、简答题的回答清单
Question	逐题查看，一题一题翻
Individual	一份一份看，像看填好的表格（测验模式下在这里批改）

其他操作（Responses 分页右上角 ⋮）：

功能	说明
Get email notifications for new responses	有新回应就寄通知给你
Download responses (.csv)	下载 CSV
Print all responses	列印
Delete all responses	删除全部回应（不可复原，测试完要用）

关闭接收回应： Responses 分页上方的 Accepting responses 开关。关掉后，填表人看到的是你设定的讯息（例如「报名已截止」）。

📌 Forms 没有内建的自动截止时间；要定时关闭，可以手动关、或用 Apps Script / 第三方附加元件做定时。

连到 Google Sheets

Responses → Link to Sheets（绿色试算表图标）：

选项	结果
Create a new spreadsheet	新建一份试算表，名称默认是「表单名称 (Responses)」
Select existing spreadsheet	加到现有试算表，变成新的一个工作表

连上之后：

每一笔新回应会自动新增一行，第一栏是 Timestamp（时间戳）
在试算表的右边新增栏位写公式或备注（例如「已联络 / 未联络」），不要插在回应栏位中间
在试算表删掉某一行，不会删掉 Forms 里的回应（两边分开记录）

⚠️ 不要直接改回应栏位的标题或顺序，表单新增题目时会对不上。要整理资料，另开一个工作表用 QUERY 或 FILTER 引用原始表。

实用公式例子（在新栏位）：

=IF(G2<8, "需重考", "通过")
=TEXT(A2, "yyyy-mm-dd")
=COUNTIF(E:E, "素食")

接着可以做什么

flowchart LR
    F["Google Forms<br/>收集回应"] --> S["Google Sheets<br/>整理、公式、筛选"]
    S --> D["Data Studio<br/>做成仪表板"]
    S --> G["Gmail / Apps Script<br/>自动寄确认信"]
    S --> C["下载 CSV<br/>导入其他系统"]

Data Studio：把 Sheets 当资料来源，做成报名统计仪表板（见 Data Studio 系列 EP02）
Apps Script：自动寄确认信、自动建立日历活动（见 Apps Script 系列）
通知：开启 Email 通知，有人报名马上知道

实操示例：活动报名的完整流程

做好表单（EP01～EP03），测试每条路径后 Delete all responses
Link to Sheets 建立试算表
开启 Get email notifications for new responses
Send → 勾 Shorten URL → 做成 QR Code 贴在海报
在 Sheets 右边加「已联络」「已付款」两栏，团队一起更新
名额满了，关闭 Accepting responses，并把讯息改成「报名已额满」
活动前用 Sheets 筛出用餐选择，交给餐厅

学完你会

✅ 用链接、Email、iframe、QR Code 分享表单
✅ 看懂 Summary / Question / Individual 三种回应视图
✅ 开启新回应通知、关闭接收回应
✅ 把回应连到 Sheets 并安全地加上自己的栏位

常见错误

❌ 在 Sheets 的回应栏位中间插入新栏：之后的回应会对错位置，新栏要加在最右边。
❌ 在 Sheets 删掉一行以为 Forms 的回应也删了：两边是分开的记录。
❌ 测试资料没清掉就开始收集：统计数字不准。
❌ 以为可以设自动截止时间：Forms 没有内建，要手动关或用脚本。
❌ 公司账号的表单直接发给外部客户：对方可能被挡住，先确认分享范围。

Sources

官方文档：

📝 测验一下共 6 题