EP10. “打印、邮件合并与扩展工具”

• 讲文件完成后的收尾工作——直接打印、批量邮件合并、找和用 Add-ons、装 Grammarly 语法检查、查抄袭率
• 前置知识：先看过 EP01-EP09，熟悉 Extensions 菜单的基本操作

重点内容

直接打印文件

1. 浏览器打开 Google Docs，登录账号
2. 找到并打开要打印的文件
3. File → Print
4. 打印对话框里选打印机、设置份数、选要打印的页数范围、调整方向和纸张大小
5. 打印对话框会自动显示预览，先确认排版效果没问题
6. 点 Print 按钮送出打印

[截图：打印对话框，左侧是打印机/份数/页数设置，右侧是排版预览]

邮件合并（Mail Merge）

1. 做模板：在 Google Docs 里设计文件，用占位符标记要套入个人化数据的地方（例如 <<First Name>>）
2. 准备数据源：建一份 Google Sheets，每一行代表一个人，栏位对应模板里的合并标签
3. 装 Add-on：Extensions → Add-ons，安装邮件合并工具，例如 "Mail Merge with Attachments" 或 "Autocrat"
4. 打开邮件合并功能：Extensions → [装好的 Add-on] → Start Mail Merge
5. 选 "Open Spreadsheet" 连接 Google Sheets 数据文件
6. 从侧栏点合并功能按钮启用
7. 选择要产出的文件类型：信件、信封、标签、或邮件
8. 从表格里挑收件人，用合并字段个人化每份内容
9. 点 "Merge" 为每位收件人生成个人化文件，之后可以导出成 PDF、Word 格式，或直接打印

[截图：Mail Merge Add-on 侧栏面板，连接好 Google Sheets 数据源后的合并字段设置界面]

找和用 Add-ons

找并安装：

1. 打开或新建文件
2. Extensions → Get add-ons
3. 浏览可用工具，或直接用搜索栏找特定名称的 Add-on
4. 选好想要的 Add-on，点 Install，同意权限请求

使用已安装的 Add-on：

1. 打开文件
2. Extensions 菜单
3. 找到已安装的 Add-on 点开
4. 点 "Start" 启用——右侧会出现该扩展的控制面板，列出所有可用功能
5. 在面板里操作对应功能来强化文件

启用并使用 Grammarly

安装：

1. 到浏览器的扩展商店搜索 "Grammarly"，点 "Add to Chrome"（Firefox/Edge/Safari 类似）
2. 弹窗询问权限，点 "Add Extension"
3. 装好后点浏览器右上角的 Grammarly 图标，登录或注册账号

在 Google Docs 里启用：

1. 进 docs.google.com 登录
2. 找文件右下角的 Grammarly 图标，如果显示灰色就点一下激活；有需要的话也要从浏览器扩展菜单里把这个扩展"钉住"
3. 在 Grammarly 扩展设置里，确认 "Check for writing suggestions on Google Docs" 是打开状态

使用：

• 红色底线 = 拼字或文法错误
• 蓝色底线 = 风格改善建议
• 鼠标悬停在有底线的文字上查看建议，接受或忽略

[截图：Google Docs 文件右下角亮起的 Grammarly 图标，以及正文里红色/蓝色底线标记]

检查抄袭率（Plagiarism Check）

方法一：用 Add-on

1. 打开文件，Extensions → Get add-ons
2. 搜索查抄袭工具（比如 Plagium）
3. 点安装按钮装好
4. 选取要检查的文字
5. 回 Extensions，点已装好的 Add-on
6. 查看结果——会显示一个相似度百分比，数值越高代表抄袭内容越多

方法二：用第三方服务

1. 打开文件
2. File → Download 下载成 Microsoft Word（.docx）
3. 到查抄袭工具网站（比如 Grammarly Premium）
4. 上传刚下载的文件
5. 点 "Check Plagiarism" 选项

方法三：用在线工具

1. 复制内容（Ctrl+C）
2. 贴到 Grammarly、Scribbr、Small SEO Tools 这类在线查重工具
3. 查看结果——这些工具会标出跟现有内容匹配的段落

常见错误

• ❌ 打印前没检查预览就直接送出——打印对话框会自动显示预览，先确认排版效果，避免浪费纸张重印
• ❌ 邮件合并模板的占位符名称跟 Sheets 栏位名称对不上——占位符（比如 <<First Name>>）必须精准对应 Google Sheets 里的栏位名称，合并才会正确套入数据
• ❌ 装了 Grammarly 扩展，Google Docs 里却没反应——检查文件右下角的 Grammarly 图标是不是灰色（要点一下激活），以及扩展设置里的 "Check for writing suggestions on Google Docs" 开关有没有打开
• ❌ 查抄袭率只看一种工具的结果就下定论——不同工具（Add-on/第三方服务/在线工具）比对的数据库范围不同，结果可能有出入，重要文件建议交叉核对
• 💡 需要给几十上百人寄个人化的信件/邮件，别一个个手动改名字——用邮件合并 Add-on（Mail Merge with Attachments、Autocrat）配合 Google Sheets 名单，几步就能批量产出

Sources

Blog / Website：

1. How to Print Directly from Google Docs — https://www.geeksforgeeks.org/google-docs/how-to-print-directly-from-google-docs/
2. How to Mail Merge in Google Docs — https://www.geeksforgeeks.org/google-docs/how-to-mail-merge-in-google-docs/
3. How to Use Add-Ons in Google Docs — https://www.geeksforgeeks.org/google-docs/how-to-use-add-ons-in-google-docs/
4. How to Enable Grammarly in Google Docs — https://www.geeksforgeeks.org/google-docs/how-to-enable-grammarly-in-google-docs/
5. Check Plagiarism Google Docs — https://www.geeksforgeeks.org/google-docs/check-plagiarism-google-docs/