EP05. “分享、嵌入、定期寄送与数据新鲜度”
🔒 登录后可标记已读- 每个月月初截图贴 WhatsApp 给客户？设定定期寄送（Schedule delivery），报表 PDF 每周一早上自动寄到客户邮箱
- 分享的方式跟 Google Docs 很像：邀请 Email、开链接分享；链接可以设成连没有 Google 账号的人也能看
- 报表可以嵌入网站或 Google Sites，嵌入后日期控件、筛选照常能用
- 报表的数字不是即时的：Google Sheets 默认每 15 分钟、GA4 默认每 12 小时更新一次，急着看最新数字要手动 Refresh data
重点内容
分享方式
右上角 Share：
| 方式 | 做法 | 适合 |
|---|---|---|
| 邀请特定人 | Share → Invite people，输入 Email，选 Viewer 或 Editor | 客户、老板、团队成员 |
| 链接分享 | Manage access → 设成 Anyone with the link can view（或只限组织内） | 发给很多人、对方没有 Google 账号 |
| 复制链接 | Share → Copy link，可以带上目前的筛选、日期设定 | 分享「已经筛选好的某个视角」 |
| 个人报表链接（Personal report link） | 每个人打开时得到一份自己的副本，可自行调整筛选 | 让很多人各自探索，又不会互相影响 |
| 下载 | File → Download → PDF | 存档、附在邮件里 |
⚠️ 链接设成「任何人可以看」，而数据源用的是 Owner's credentials（EP02），等于任何拿到链接的人都能看到你的 GA4、营业额数字。敏感资料只邀请特定 Email。
📌 分享报表不会自动分享数据源的编辑权。只给 Viewer 的人看不到数据源设定；给 Editor 的人可以改报表，要确认对方值得信任。
转移拥有权
- 报表或数据源 Share → Manage access，在某个编辑者旁边选 Make owner
- 员工离职前，把他建立的报表和数据源都转到公司账号，避免账号删除后报表消失
嵌入网站
- File → Embed report
- 勾选 Enable embedding
- 选 Embed code（iframe 代码）或 Embed URL
- 设定宽高后复制，贴进网站（WordPress 用「自定义 HTML」区块、Elementor 用 HTML 组件）或 Google Sites 的 Embed
- 嵌入后看报表的人需要有查看权限：公开网站要把报表设成链接分享「任何人可以看」
- 日期控件、下拉筛选、交互筛选在嵌入后都能照常使用
定期寄送（Schedule delivery）
- 打开报表 → Share → Schedule delivery
- 设定：
- Recipients：收件人（可以用群组 Email）
- Pages：要寄哪几页
- Start time：从哪天几点开始
- Repeat：每天、每周、每月……
- 按 Save
收件人会收到一封 Email：内含第一页的预览、完整报表的 PDF 附件和查看链接。
💡 日期控件用相对日期（例如 Last 7 days），每周一寄出的 PDF 就刚好是上一周的资料。
数据新鲜度（Data freshness）
Data Studio 会暂存查询结果，在设定的时间内重复打开会用暂存资料，比较快，也比较不会用掉 API 配额。
| 连接器 | 默认更新频率 | 可以改吗 |
|---|---|---|
| Google Sheets | 每 15 分钟 | 可以（15 分钟～12 小时） |
| Google Analytics（GA4） | 每 12 小时 | 可以 |
| Search Console | 每 12 小时 | 不能改 |
| Google Ads | 每 12 小时 | 不能改 |
| BigQuery | 每 12 小时 | 可以（1～50 分钟或 1～12 小时） |
修改：编辑数据源 → 上方 Data freshness。
手动更新：编辑模式下 More options（⋮）→ Refresh data。两次手动刷新之间要隔 1 分钟。报表设定里也可以开放让看报表的人自己刷新。
📌 Search Console 的资料本身就有约 2～3 天延迟，报表显示「昨天没有资料」是正常的。
学完你会
- ✅ 用邀请、链接、个人报表链接分享报表
- ✅ 转移报表拥有权
- ✅ 把报表嵌入网站
- ✅ 设定每周自动寄送 PDF
- ✅ 看懂各连接器的数据新鲜度，并手动刷新
常见错误
- ❌ Owner's credentials + 任何人可看的链接：营业额等敏感数字对所有拿到链接的人公开。
- ❌ 嵌入网站后访客看到「没有权限」：报表没有开放链接分享。
- ❌ 以为报表是即时的：GA4 默认 12 小时才更新一次，需要时手动 Refresh data。
- ❌ 定期寄送用固定日期：每次寄出的都是同一段旧资料，用相对日期。
- ❌ 员工离职才发现报表在他的个人账号：平时就把拥有权转到公司账号。
Sources
官方文档：
- Ways to share your reports - Google Cloud Documentation
- Invite others to your reports - Google Cloud Documentation
- Get a personal report link - Google Cloud Documentation
- Embed a report - Google Cloud Documentation
- Schedule automatic report delivery - Google Cloud Documentation
- Manage data freshness - Google Cloud Documentation