EP25. “云端协作与共享”

这篇笔记教怎么把文件存到 OneDrive 后共享给别人一起编辑、多人同时编辑时怎么看到彼此的位置，以及怎么加批注讨论。前置知识看《绘图工具与手势》。学完能跟同事远程协作同一份文件，不用来回传文件。

重点内容

第一步：存到云端

点右上角 Share 图示：如果文件还没上传，会先引导上传到 OneDrive，再进入共享设置。也可以透过 File 标签 → Share 到达同样的地方。

共享设置

共享对话框需要决定三件事：

1. 分享给谁：输入具体人的邮箱，或产生一个连结分享给任何拿到连结的人
2. 怎么分享：透过连结、邮件，或 Teams
3. 权限层级：
   • 可编辑（Can edit）
   • 可建议（Can review，即只能提建议不能直接改）
   • 仅查看（Can view）

设定好后点 Send（或复制连结），对方会收到通知打开文件（通常先在网页版打开，也可以选择用桌面应用打开）。

[截图：Share 共享对话框，显示分享对象输入栏和 Can edit/Can review/Can view 权限层级选项]

多人同时编辑

• 当协作者也打开这份文件时，画面上会显示对方的头像
• 可以看到协作者目前正停留在文件的哪个位置
• 双方的编辑会即时同步

[截图：多人协作编辑画面，右上角显示协作者头像，文件中标出对方光标停留的位置]

加批注（Comments）

Review 标签：

• 选取想讨论的内容 → New Comment，输入意见
• 可以针对别人的批注直接回复，形成讨论串
• 处理完的批注可以点 Resolve Thread（标记为已解决）
• 如果批注很多，可以用 Delete All Comments 一次清除所有已解决的批注，不用一个个手动删

常见错误

• 想共享文件却直接把文件用邮件附件传给对方——这样双方各自编辑的版本会不同步，正确做法是先存到 OneDrive/SharePoint 再用 Share 功能共享连结
• 批注堆积很多懒得一个个清理——用 Delete All Comments 一次性清除所有已解决的批注
• 不确定该给协作者什么权限——按需求分三级：可编辑（真正一起改）、可建议（只提意见）、仅查看（单纯给对方看），不要什么都给最高权限

Sources

YouTube：

1. Word Full Course Tutorial